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翻译项目管理实务9

作者:杭州驾照翻译 日期:2014-01-19 15:28:16 点击:1104次

一、           常规信息管理

无论采取何种方式,常规信息管理都是项目经理在计划阶段需首先着手的工作,原因很简单:人们只有在获得足够信息的前提下才能够承担其应负的责任。因此,愈早让参与项目的每一个人都了解到项目的全貌,就愈能激发他们的全局感和使命感,也愈能让他们主动积极地参与到项目中来,由此推动项目进入良性运营的轨道。

项目常规信息管理主要包括两个方面,一个是有关项目常规信息的建立与维护,一个是承载这些信息的集散中心的建立与维护。两者是内容与形式的关系,互为依托。对任何一方的偏废都不可避免地使得常规信息管理的实际效果大打折扣。

(一)  项目常规信息的建立与维护

项目有难易之分,大小之别,并非所有的项目都必须一以贯之地建立及维护所有的相关信息,但项目经理以之作为一项基本功加以训练,则始终是必要并且重要的。实际项目运作过程中,可视具体项目状况而有所取舍,此处不细加备述。

就翻译公司的项目而言,由于其性质相对单纯,大多数情况下,其常规信息管理也相对简单。通常而言,项目成员需要了解的信息不外乎如下几类:

1、  基本信息:如项目名称、项目编号、项目状态(立项、进行中、完成、归档、暂停。撤消等,由项目经理根据项目进展而适时更新)、项目类型、项目简介等。以琳杭州翻译公司在实践过程中都会要求各个业务经理建立每个项目的项目单,项目单中列明上述信息,列好信息后的项目单在各个不同部门间流转。流转完成后的存档点还在各个业务经理手中。

2、  团队信息:介绍项目核心成员或主要负责人,目的在于确保项目参与人员能够了解权责归属,以及在碰到问题时能够及时向合适的人员寻求帮助,避免事态迁延。

3、  客户信息:介绍客户的一些基本信息,包括客户方的主要联系人员等。不同的客户往往有不同的风格要求,这在翻译项目中的体现尤为明显,对客户信息加以必要了解,有助于项目成员有的放矢地满足客户的需求。

4、  预算信息:包括本项目的收入分布(如翻译公司的典型项目而言,其收入分布于语言服务、项目管理、桌面排版等)、项目经理量入为出而设定的预算基准等信息,这些信息有助于每一项目成员均能够清楚了解自己的成本底线,从而有意识地控制项目费用。

5、  进度信息:主要包括项目的起始与结束时间,对于大多数项目而言,为便于更好地控制项目进展,项目经理往往会设置一些里程碑,形成阶段性的目标,通常也需要将这些信息清楚晓畅地告知项目成员,以避免在进度方面产生较大的偏差。

6、  范围信息:主要包括项目牵涉到的工作内容。以翻译项目公司的业务形态举例,语言服务涉及到的工作内容包括具体的语种以及各语种的字数信息(在客户要求使用翻译记忆库的情况下,为更准确地衡量工作量,以提供等价字信息为宜);此外如桌面排版服务,涉及的工作内容也包括具体的语种及各语种的页数信息(由于不同的排版工具导致的生产率差别较大,为更准确地衡量工作量,往往需要备注出具体的排版工具);还有其他一些业务形态,可以采用小时数来计算工作量。总体目的在于将准确的工作总量传达给项目成员,以便其了解各自工作所占的比重。

7、  其他信息:不同的项目有不同的侧重点,项目经理可根据所管理项目的实际情形,相应添加一些适合全体项目成员了解的信息。

需要说明的是,项目常规信息的建立并不是填充一些静态的数据,其维护工作也同样重要。随着项目的推进,必然会产生各方面的数据变化,诸如项目成员的变动、进度与成本的修改、工作内容的重新界定等,所有这些设计项目全局的信息,均应在第一时间内予以发布,以便项目组能够及时了解项目概况,并根据所承担的职责进行相应的自我调适。

 

二、           生产信息管理

项目进入计划阶段后,客户会提供与项目相关的更为详细和全面的信息,包括用于实际生产的相关文件和指南。如何对这些文件和指南进行切实而有效的分析,以便相关生产成员都能够站在同一个层面理解客户的需求,是项目经理面临的当务之急。只有当全体成员都在同一个点上合力推进时,项目的成功方能指日可待。简略而言,项目经理必须提纲挈领地抓住项目的主线,方能防止项目成员出现无所适从的感觉,而这主要是通过对生产信息加以有效管理来实现的。

在翻译项目中,生产信息的管理涉及的事情巨细无遗,看似繁杂而缺少头绪。然而,有经验的项目经理往往会专注在生产指令的制定和生产流程的规范两个方面,抓住这两个关键要素,项目成员便能够各就各位、各司其职,协同完成整个项目。

(一)   生产指令的制定

在客户提供全面的项目生产文件和相关要求后,如何将其具体化为项目成员可以遵循的指令,这并不是一件容易的事情。

(二)   生产流程的规范

很多经过大量实战的项目经理都非常认同一句话:流程就是安全系数。项目管理更多的是科学而不是艺术,依靠的不是个别成员的突出表现。要确保项目的高质量提交,流程是重要的保证。

三、           业务信息管理

业务信息管理并不是计划阶段的中心任务,但其重要性仍然不可忽视。从客户维系的角度来说,在启动阶段提交报价与提案后,客户已经大体认可了本项目。然而,启动阶段的报价与提案可能是基于并不完整的项目分析制作出来的。随着项目进入计划阶段,项目生产所需的相关材料都已齐备,基于这些材料所作的进一步的项目分析势必要求对启动阶段的报价和提案进行修正。因此,此一阶段的业务信息管理的主要内容在与配合业务经理与客户进一步沟通有关报价和提案的修正事宜。

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